Excel, Google Sheets, WhatsApp ou Row HQ pour votre club ?
Quatre outils pour les mêmes tâches du samedi : qui rame, dans quel bateau et qui a payé. Chacun impose un travail différent au bénévole chargé du suivi. Chacun a ses limites. Row HQ s’adresse aux clubs qui ont dépassé celles des trois premiers.
Mis à jour
Quel outil choisir pour un club d’aviron ?
Un Google Sheet partagé ou un fichier Excel en ligne avec un groupe WhatsApp fonctionne tant qu’une personne garde toute l’organisation en tête. Row HQ devient utile lorsque plusieurs entraîneurs réservent, que les adhérents s’inscrivent sur téléphone et qu’il faut transmettre la gestion à l’assemblée générale. La différence tient à la personne qui actualise les données.
Quatre outils, sept tâches hebdomadaires
Chaque ligne représente une tâche fréquente du club. La différence tient rarement à la possibilité de l’effectuer. Elle tient au nombre d’endroits que le bénévole doit modifier et à ce qui arrive lorsque deux personnes changent la même chose presque simultanément. La colonne WhatsApp représente les communications, que Row HQ répartit entre notifications, actualités, e-mails et messagerie.
| Tâche hebdomadaire | Classeur Excel | Google Sheet | Groupe WhatsApp | Row HQ |
|---|---|---|---|---|
| Disponibilité des bateaux | Un onglet par bateau, actualisé à la main. Sur OneDrive ou SharePoint, deux personnes peuvent le modifier simultanément. Un fichier envoyé par e-mail ne le permet pas. | Un onglet partagé, à jour pour tous ceux ayant le lien. Cela reste une grille où la réponse est une date saisie dans la bonne cellule. | La disponibilité correspond au dernier message. Pour la vérifier, il faut remonter la discussion. | La flotte est un ensemble de fiches. Quand le club active les réservations, un adhérent prend un créneau qui apparaît alors comme occupé. |
| Conflits de réservation | Deux personnes peuvent enregistrer le même créneau dans la même minute. L’historique montre les changements. Restaurer une version attend la fin de toute modification simultanée. | L’historique identifie les modifications et permet de revenir en arrière. Rien n’empêche d’abord la deuxième réservation d’être saisie. | Deux adhérents réclament le même bateau pour la même sortie. Quelqu’un doit repérer le conflit dans les messages. | Une réservation existe ou non. Le tableau partagé montre toute la journée, bateaux d’encadrement compris. |
| Changements de participation | L’adhérent prévient le capitaine, qui ouvre le classeur et modifie la ligne. | Un adhérent disposant de droits de modification peut changer sa ligne sur téléphone, après l’avoir trouvée. | « Absent samedi » reste dans la discussion avec quarante autres messages. | L’adhérent confirme, décline ou se désiste dans l’application Row HQ ou le navigateur. Le changement est enregistré à son nom, plutôt que saisi dans une cellule. |
| Coordination des équipages | Copier la liste de la semaine précédente, la coller, modifier les noms. | Le même copier-coller, partagé. Deux entraîneurs modifiant un équipage écrasent leurs changements respectifs. | La composition est collée dans un message. Le plus récent fait foi. | Modèles d’équipages, affectations dans la séance et schéma du bateau. Le sélecteur de bateaux filtre par niveau de pratique. |
| Accès des adhérents | Toute personne qui détient le fichier y accède. Partager une copie en ligne donne un accès en lecture ou modification à tout le classeur. | Rôles Éditeur, Commentateur et Lecteur, feuilles et plages protégées. Quelqu’un doit tout configurer, feuille par feuille, puis recommencer la saison suivante. | Chaque membre du groupe voit tous les messages publiés. | Propriétaire, administrateur, entraîneur et adhérent sont les rôles de départ. Le propriétaire limite les accès des administrateurs et entraîneurs dans les permissions. |
| Passation du bureau | Le fichier reste sur l’ordinateur du capitaine sortant ou dans ses e-mails. | La propriété du fichier est transférée, si quelqu’un pense à le faire. | L’administrateur du groupe nomme son successeur. L’historique reste sur les téléphones. | Le compte du club survit au bureau. La propriété est transférée et les données restent au club. |
| Suivi des paiements | Un onglet rapproché manuellement du relevé bancaire. | Le même onglet partagé. Quiconque peut le modifier peut tout y changer. | « Payé, désolé du retard » dans un message le mardi soir. | Cotisations, séances et engagements passent par un seul registre. Les paiements par carte ou virement sont rattachés à l’adhérent. |
Un rameur se désiste samedi
Exemple fictif. Le huit est réservé pour 08:00. Un rameur prévient à 07:10. Le même bateau est déjà prévu pour une initiation à 09:30. Deux problèmes et quarante minutes avant le départ. La différence entre les quatre outils tient aux personnes prévenues et à celles qu’il faut relancer.
Classeur Excel
Ouvrez le classeur. Modifiez la ligne du rameur, l’onglet équipage et l’onglet bateau. Rédigez ensuite un message, car ces modifications ne préviennent personne. Si le classeur a circulé par e-mail, trois personnes consultent encore l’ancienne version.
Google Sheet
Les trois mêmes modifications apparaissent pour ceux qui ont le fichier ouvert. Vous pouvez envoyer un e-mail aux collaborateurs depuis le menu Fichier ou mentionner quelqu’un dans un commentaire. Cela ne prévient pas le rameur déjà au volant vers le club.
Groupe WhatsApp
Publiez le changement : tout le monde le reçoit, même les vingt adhérents qui ne rament pas. Le message du mardi sur la séance de 09:30 est quarante messages plus haut. Le tableur contient toujours l’ancien équipage.
Row HQ
Le rameur se désiste sur téléphone. Sa place se libère dans la séance. L’entraîneur la réattribue depuis la liste d’équipage. Le conflit apparaît dans les réservations avant le départ. Si la sortie est annulée, l’équipage reçoit une notification mobile et un e-mail sans rédaction manuelle.
Quand un tableur suffit
Beaucoup de clubs n’ont pas besoin de plus : un ou deux bateaux, un groupe qui tient dans une discussion et un capitaine connaissant chacun. Un tableur est gratuit à ouvrir et demande alors peu de temps. Row HQ est gratuit jusqu’à 20 adhérents actifs, puis payant par tranches. La page Tarifs donne le montant adapté à votre club.
- Un ou deux bateaux : chacun connaît les disponibilités de mémoire.
- Un groupe tenant dans une discussion où chacun lit tout.
- Un seul administrateur qui ne s’absente jamais pendant la saison.
- Aucune cotisation à relancer, ou seulement quatre virements par an.
Quand Row HQ devient utile
Quand une seule personne ne peut plus tout retenir. Plus d’entraîneurs que de bateaux, des parents de juniors ayant besoin de leur propre compte, trente paiements de cotisation séparés, un bureau qui change chaque automne. Les bénévoles passent alors leur temps à synchroniser quatre outils. Six fonctions prennent le relais.
Des séances auxquelles chacun s’inscrit
Les modèles récurrents préparent la semaine suivante. L’adhérent confirme, décline ou se désiste en un geste dans Row HQ, disponible sur l’App Store et Google Play. La gestion des séances conserve les présences effectives.
Des bateaux avec un suivi des réservations
La flotte regroupe bateaux du club, bateaux personnels et bateaux d’encadrement. Le club active la réservation et décide quels niveaux de pratique autorisent l’utilisation de chaque bateau.
Un rappel envoyé automatiquement
Chaque mercredi, les adhérents reçoivent un e-mail listant les séances visibles des cinq prochains jours auxquelles ils ne sont pas encore inscrits.
Un espace par adhérent
L’espace adhérent montre à chacun ses séances, son profil et ses paiements. Il n’y a pas de ligne voisine à écraser.
Cotisations et frais au même endroit
Cotisations, séances et engagements arrivent dans le même registre. Les adhérents paient par carte ou virement. Le trésorier pointe les sommes reçues.
Une passation sans fichier
La propriété du compte du club passe au capitaine suivant. Les données restent au club. Tout administrateur peut les exporter en CSV.
Du temps administratif retrouvé à OTRC
Estimations issues du passage d’Oundle Town Rowing Club en 2025, au Royaume-Uni. Ce sont les chiffres d’un club, pas une moyenne. OTRC estimait sa gestion à dix heures hebdomadaires avant, contre environ une après. La répartition suivante vient de son estimation. Votre club aura ses propres résultats.
Présences hebdomadaires
Passer de la saisie des noms à la lecture des réponses déjà données.
Planification des équipages
Remplacer le copier-coller par des modèles et affectations d’équipages dans les séances.
Total
Heures hebdomadaires retrouvées à OTRC selon sa propre estimation.
Migration, passation et données
La migration prend un à deux jours après réception des fichiers. En 2025, Oundle Town Rowing Club, au Royaume-Uni, organisait ses premières séances dans la semaine. Tous avaient basculé en deux semaines. Row HQ importe la liste des adhérents et la flotte depuis un tableur. Nous ne promettons pas d’importer l’historique des présences.
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Import des adhérents et de la flotte
Envoyez le tableur. Row HQ propose un import CSV des adhérents et un autre pour la flotte. Les bateaux sont rapprochés par nom. Un nouvel import actualise donc la fiche plutôt que de la dupliquer.
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Gardez le tableur en parallèle
Continuez à utiliser le tableur pendant l’essai de Row HQ. Aucune date de bascule n’est imposée.
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Des rôles prêts à utiliser
Propriétaire, administrateur, entraîneur et adhérent existent dès le départ. Le propriétaire peut limiter les accès. Il n’y a pas de plages protégées à reconstruire chaque saison.
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Une passation par transfert
La propriété du compte passe au capitaine suivant. Le sortant ne garde rien sur son ordinateur.
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Les données appartiennent au club
Présences et paiements sont conservés tant que le compte est actif. Un administrateur peut exporter adhérents, paiements, présences et réponses aux événements en CSV. Le propriétaire peut exporter tout le club en JSON. À la fermeture, les données sont conservées pendant une période définie pour réactivation ou export, puis supprimées selon les conditions.
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Protection des données après la migration
Au titre du RGPD, le club est responsable du traitement, pas Row HQ. Chaque club publie ses conditions et sa notice de confidentialité versionnées, avec un suivi des acceptations. Les consentements sont enregistrés. Le propriétaire définit les accès des administrateurs et entraîneurs par fonctionnalité. Les données sont chiffrées en transit et au repos, avec sauvegardes quotidiennes chiffrées hors site. Les accès du support sont tracés. La messagerie conserve signalements et journal d’accès. Les adhérents peuvent télécharger leurs données et supprimer leur compte. Le propriétaire peut exporter tout le club.
Un déroulement type
Jour 1 : envoyer les fichiers
Envoyez les fichiers Excel ou Google Sheets utilisés actuellement par le club.
Jours 2-3 : nous importons
Nous importons adhérents et flotte dans Row HQ et signalons ce qui n’a pas pu être associé.
Jour 4 : vous vérifiez
Vous relisez les données. Nous formons l’équipe administrative lors d’un appel.
Jour 5 : inviter les adhérents
Les invitations ou un code d’accès sont envoyés. Le club commence à utiliser Row HQ.
Pour en savoir plus
Row HQ est un logiciel de gestion de club d’aviron. Découvrez la réservation des bateaux, les séances d’entraînement et l’espace adhérent. L’étude de cas d’Oundle Town RC, au Royaume-Uni, raconte sa migration. La page Sécurité explique la conservation des données.
La page Tarifs indique le prix pour votre effectif. La FAQ répond aux questions fréquentes pendant une migration.
Les premières questions des clubs
Voici les questions que les clubs nous posent avant de changer d’outil. Les réponses résument ce qui figure sur cette page ou dans les tarifs. Si votre question manque, posez-la lors d’une démonstration. Nous vous dirons aussi si un tableur reste le meilleur choix pour votre club.
Quel logiciel utiliser à la place d’un tableur ?
Un logiciel réunissant les tâches hebdomadaires : inscriptions aux séances, flotte, dossiers adhérents et cotisations. Row HQ est conçu pour l’aviron. Équipages, bateaux et niveaux de pratique font partie des données de départ, au lieu de colonnes ajoutées dans une grille.
Un Google Sheet partagé peut-il gérer un club d’aviron ?
Oui, pour un petit club. Chacun voit la même grille actualisée, avec des droits Éditeur, Commentateur ou Lecteur. Les difficultés apparaissent lorsque deux entraîneurs modifient un équipage, qu’un adhérent devrait seulement voir sa ligne, ou qu’il faut transmettre le fichier.
Combien de temps prend la migration d’un tableur ?
La migration prend un à deux jours après réception des fichiers. Row HQ importe adhérents et flotte par CSV. En 2025, Oundle Town Rowing Club, au Royaume-Uni, organisait ses premières séances dans la semaine. Tous les utilisateurs avaient basculé en deux semaines.
Que deviennent les données si le club quitte Row HQ ?
Les données appartiennent au club. Un administrateur peut exporter adhérents, paiements, présences et réponses aux événements en CSV. Le propriétaire peut exporter tout le club en JSON. Après fermeture, les données sont conservées 30 jours pour réactivation ou export, puis supprimées selon les conditions.
Row HQ importe-t-il l’historique des présences ?
Non. Seules la liste des adhérents et la flotte sont importées. L’historique des présences reste dans l’ancien tableur, que la plupart des clubs gardent en archive. Le suivi Row HQ commence à la première séance organisée dans le logiciel.
Comparez Row HQ à votre tableur
La démonstration se déroule en visioconférence. Apportez votre tableur actuel : nous reprendrons les tâches de cette page une par une. Si un fichier partagé reste adapté à votre club, nous vous le dirons simplement pendant cet échange.