Excel, Google Sheets, WhatsApp oder Row HQ für Ihren Verein?
Vier Werkzeuge für dieselben Samstagsaufgaben: Wer rudert, in welchem Boot und wer hat bezahlt? Jedes stellt andere Anforderungen an die ehrenamtliche Person, die es aktuell hält. Und jedes hat andere Schwachstellen. Row HQ ist für Vereine entwickelt, denen die ersten drei nicht mehr genügen.
Aktualisiert
Was sollte ein Ruderverein nutzen?
Eine gemeinsame Google-Tabelle oder eine Excel-Datei in der Cloud plus WhatsApp-Gruppe funktioniert, solange eine Person den gesamten Überblick behält. Row HQ lohnt sich, sobald mehrere Trainer Boote buchen, Mitglieder sich auf dem Handy anmelden und die Aufgabe bei der Mitgliederversammlung übergeben werden muss. Es ändert sich, wer die Daten pflegt.
Vier Werkzeuge, sieben Wochenaufgaben
Jede Zeile unten beschreibt eine Aufgabe, die im Verein fast jede Woche anfällt. Der Unterschied liegt selten darin, ob ein Werkzeug sie überhaupt erledigen kann. Entscheidend ist, wie viele Stellen Ehrenamtliche pflegen müssen und was passiert, wenn zwei Personen fast gleichzeitig dasselbe ändern. Die WhatsApp-Spalte steht für Vereinskommunikation. Row HQ teilt diese in Benachrichtigungen, Nachrichtenübersicht, Mitglieder-E-Mails und Chat auf.
| Wochenaufgabe | Excel-Arbeitsmappe | Google-Tabelle | WhatsApp-Gruppe | Row HQ |
|---|---|---|---|---|
| Bootsverfügbarkeit | Ein Tabellenblatt je Boot, manuell gepflegt. Auf OneDrive oder SharePoint können zwei Personen gleichzeitig bearbeiten. Bei einer per E-Mail verschickten Datei geht das nicht. | Ein gemeinsames Blatt, aktuell für alle mit dem Link. Es bleibt eine Tabelle: Die Antwort ist ein Datum in der richtigen Zelle. | Die Verfügbarkeit entspricht der letzten Nachricht. Wer nachsehen will, scrollt durch den Verlauf. | Der Bootspark besteht aus Datensätzen. Aktiviert der Verein die Buchung, reserviert ein Mitglied einen Zeitraum. Dieser wird anschließend als belegt angezeigt. |
| Buchungsüberschneidungen | Zwei Personen können denselben Zeitraum in derselben Minute speichern. Der Versionsverlauf zeigt Änderungen. Eine alte Version lässt sich erst wiederherstellen, wenn niemand gemeinsam bearbeitet. | Der Versionsverlauf benennt Änderungen und erlaubt die Rückkehr zu einer älteren Fassung. Er verhindert aber nicht, dass eine zweite Buchung zunächst eingetragen wird. | Zwei Mitglieder beanspruchen dasselbe Boot für dieselbe Fahrt. Jemand muss den Konflikt später im Chat erkennen. | Eine Buchung ist entweder vorhanden oder nicht. Der gemeinsame Buchungsplan zeigt den ganzen Tag einschließlich Trainerbooten. |
| Teilnahmeänderungen | Das Mitglied informiert den Ruderwart. Dieser öffnet die Datei und ändert die Zeile. | Ein Mitglied mit Bearbeitungsrecht kann auf dem Handy seine Zeile ändern, sobald es die richtige gefunden hat. | „Kann Samstag nicht“ steht zwischen vierzig anderen Nachrichten. | Das Mitglied sagt in der Row HQ App oder im Browser zu, ab oder meldet sich wieder ab. Die Änderung wird bei seinem Namen erfasst, statt in eine Zelle geschrieben. |
| Mannschaften koordinieren | Die Mannschaftsliste der Vorwoche kopieren, einfügen und Namen ändern. | Dasselbe Kopieren und Einfügen, gemeinsam. Bearbeiten zwei Trainer eine Mannschaft, überschreiben sie einander. | Die Mannschaft steht als Nachricht im Chat. Die neueste Nachricht gilt. | Mannschaftsvorlagen, Besetzungen direkt an der Einheit und ein Bootsdiagramm. Die Bootsauswahl filtert nach Erfahrungsniveau. |
| Mitgliederzugriff | Wer die Datei hat, hat die Datei. Eine Cloud-Freigabe gibt Lese- oder Bearbeitungsrechte für die gesamte Arbeitsmappe. | Rollen zum Bearbeiten, Kommentieren und Lesen sowie geschützte Blätter und Bereiche. Jemand muss sie Blatt für Blatt einrichten und in der nächsten Saison erneut einrichten. | Alle in der Gruppe sehen alles, was jemand veröffentlicht. | Kontoinhaber, Administrator, Trainer und Mitglied sind Standardrollen. Der Kontoinhaber begrenzt den Zugriff von Administratoren und Trainern auf der Berechtigungsseite. |
| Amtsübergabe | Die Datei liegt auf dem Laptop des ausscheidenden Ruderwarts oder irgendwo in dessen E-Mails. | Das Eigentum an der Datei wird übertragen, sofern jemand daran denkt. | Die Gruppenverwaltung ernennt ihre Nachfolge. Der Verlauf bleibt auf den Handys der Mitglieder. | Das Vereinskonto überdauert die Vereinsleitung. Die Inhaberschaft wird übertragen, die Unterlagen bleiben beim Verein. |
| Zahlungsaufzeichnungen | Ein Zahlungsblatt, das manuell mit dem Kontoauszug abgeglichen wird. | Dasselbe Blatt, gemeinsam genutzt. Wer es bearbeiten darf, kann alles darin ändern. | „Bezahlt, entschuldigt die Verspätung“ als Nachricht am Dienstagabend. | Mitgliedsbeiträge, Trainings- und Veranstaltungsgebühren laufen über eine Übersicht. Zahlungen per Karte oder Überweisung werden dem Mitglied zugeordnet. |
Ein Ruderer fällt am Samstag aus
Ein erfundenes Beispiel, kein tatsächlicher Vorfall. Der Achter ist für 08:00 gebucht, ein Ruderer sagt um 07:10 per Nachricht ab. Derselbe Achter steht schon für einen Anfängerkurs um 09:30 im Plan. Zwei Probleme, vierzig Minuten bis zum Ablegen. Wer informiert wird und bei wem jemand nachfragen muss, unterscheidet die vier Werkzeuge.
Excel-Arbeitsmappe
Datei öffnen. Die Zeile des Ruderers, das Mannschaftsblatt und das Bootsblatt ändern. Dann die Nachricht schreiben, denn keine dieser Änderungen informiert jemanden. Wurde die Datei per E-Mail verteilt, lesen drei Personen noch immer die alte Fassung.
Google-Tabelle
Dieselben drei Änderungen, sofort sichtbar für alle mit geöffneter Tabelle. Über das Dateimenü können Sie Mitwirkenden eine E-Mail senden oder jemanden in einem Kommentar nennen. Beides erreicht nicht den Ruderer, der bereits zum Verein fährt.
WhatsApp-Gruppe
Die Änderung erreicht alle, auch die zwanzig Mitglieder, die nicht rudern. Die Dienstagsnachricht zur Einheit um 09:30 liegt vierzig Nachrichten zurück. In der Tabelle steht weiterhin die alte Mannschaft, bis jemand sie zusätzlich von Hand ändert.
Row HQ
Der Ruderer meldet sich auf dem Handy ab. Sein Platz wird in der Einheit frei. Der Trainer besetzt ihn aus der Mannschaftsliste neu. Die Überschneidung erscheint vor dem Ablegen im Buchungsplan. Wird die Fahrt stattdessen abgesagt, erhält die Mannschaft eine Handy-Benachrichtigung und eine E-Mail, ohne dass jemand eine Nachricht schreiben muss.
Wann eine Tabelle ausreicht
Viele Vereine brauchen nie mehr. Ein oder zwei Boote, eine Trainingsgruppe für einen einzigen Chat und ein Ruderwart, der alle kennt. Eine Tabelle lässt sich kostenlos öffnen und kostet Ehrenamtliche in dieser Größe wenig Zeit. Row HQ ist bis zu 20 aktive Mitglieder kostenlos, darüber gelten kostenpflichtige Staffeln. Die Preisseite zeigt den Betrag für Ihre Vereinsgröße.
- Ein oder zwei Boote, deren Verfügbarkeit alle aus dem Kopf kennen.
- Eine Trainingsgruppe in einem Chat, in dem alle alles lesen.
- Eine Verwaltungsperson, die während der Saison nie abwesend ist.
- Keine offenen Beiträge oder nur vier Beitragsüberweisungen pro Jahr.
Wann sich Row HQ lohnt
Sobald der Überblick nicht mehr in einen Kopf passt. Mehr Trainer als Boote, Jugendliche mit Eltern, die einen eigenen Zugang brauchen, Beiträge in dreißig einzelnen Zahlungen und eine Vereinsleitung, die jeden Herbst wechselt. Dann geht ehrenamtliche Zeit für den Abgleich von vier Stellen verloren. Sechs Funktionen nehmen diese Arbeit ab.
Mitglieder melden sich selbst zum Training an
Wiederkehrende Vorlagen erzeugen die kommende Woche. Mitglieder sagen in der Row HQ App mit einem Tippen zu, ab oder melden sich wieder ab. Die App ist im App Store und bei Google Play erhältlich. Die Trainingsverwaltung hält fest, wer tatsächlich da war.
Boote mit Buchungsverlauf
Der Bootspark enthält Vereinsboote, Privatboote und Trainerboote. Der Verein aktiviert Buchungen und entscheidet, welches Erfahrungsniveau für welches Boot nötig ist.
Eine Erinnerung, die von selbst kommt
Jeden Mittwoch erhält jedes Mitglied eine E-Mail mit den sichtbaren Einheiten der nächsten fünf Tage, zu denen es sich noch nicht angemeldet hat.
Ein Portal pro Mitglied
Das Mitgliederportal zeigt jedem Mitglied seine eigenen Einheiten, sein Profil und seine Zahlungen. Es gibt keine Nachbarzeile, die versehentlich überschrieben werden kann.
Beiträge und Gebühren an einem Ort
Mitgliedsbeiträge, Trainingsgebühren und Meldegebühren stehen in derselben Übersicht. Mitglieder zahlen per Karte oder Überweisung. Der Kassenwart erfasst die Zahlungseingänge.
Amtsübergabe ohne Datei
Das Vereinskonto wird an den nächsten Verantwortlichen übertragen. Die Unterlagen bleiben beim Verein. Jeder Administrator kann sie als CSV exportieren.
Weniger Verwaltungsstunden beim OTRC
Geschätzte Einsparungen durch den Wechsel des britischen Oundle Town Rowing Club im Jahr 2025. Es sind eigene Angaben eines Vereins, kein Durchschnitt. OTRC schätzte seine Verwaltung vorher auf etwa zehn Stunden wöchentlich, danach auf etwa eine. Die Aufteilung unten zeigt, wo diese Zeit nach eigener Einschätzung eingespart wurde. Bei Ihrem Verein kann das anders sein.
Wöchentliche Teilnahme
Keine Namen mehr in Tabellen tippen, sondern die Antworten der Mitglieder lesen.
Mannschaftsplanung
Statt Kopieren und Einfügen: Mannschaftsvorlagen und Besetzungen direkt an der Einheit.
Gesamt
Wöchentlich eingesparte Stunden beim OTRC nach eigener Schätzung.
Datenübernahme, Amtsübergabe und Ihre Daten
Die Datenübernahme dauert nach Erhalt der Dateien ein bis zwei Tage. Der britische Oundle Town Rowing Club führte 2025 innerhalb einer Woche erste Einheiten in Row HQ durch. Nach zwei Wochen waren alle umgestiegen. Row HQ importiert Mitgliederliste und Bootspark aus einer Tabelle. Die Übernahme früherer Anwesenheitsdaten versprechen wir nicht.
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Mitglieder und Bootspark übernehmen
Senden Sie die Tabelle. Row HQ bietet je einen CSV-Import für Mitgliederliste und Bootspark. Boote werden anhand ihres Namens zugeordnet. Ein zweiter Import aktualisiert das vorhandene Boot, statt ein Duplikat anzulegen.
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Parallel zur Tabelle nutzen
Führen Sie Ihre Tabelle weiter, während der Verein Row HQ ausprobiert. Es gibt keinen erzwungenen Umstellungstermin.
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Rollen sind vorbereitet
Kontoinhaber, Administrator, Trainer und Mitglied sind von Anfang an vorhanden. Der Kontoinhaber kann den Zugriff von Administratoren und Trainern begrenzen. Geschützte Tabellenbereiche müssen nicht jede Saison neu eingerichtet werden.
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Übergabe durch Übertragung
Die Inhaberschaft des Vereinskontos geht an den nächsten Verantwortlichen. Auf dem Laptop des Vorgängers muss nichts verbleiben.
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Die Unterlagen gehören dem Verein
Anwesenheit und Zahlungen bleiben erhalten, solange das Vereinskonto aktiv ist. Administratoren exportieren Mitglieder, Zahlungen, Trainingsanwesenheit und Veranstaltungszusagen als CSV. Der Kontoinhaber erhält alle Vereinsdaten als JSON. Nach Kontoschließung werden die Daten für eine festgelegte Frist zur Reaktivierung oder zum Export aufbewahrt und anschließend gemäß den Bedingungen gelöscht.
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Datenschutz nach dem Wechsel
Nach der DSGVO ist der Verein für die Verarbeitung verantwortlich. Jeder Verein veröffentlicht eigene versionierte Bedingungen und Datenschutzhinweise und protokolliert, wer welcher Fassung zugestimmt hat. Einwilligungen werden erfasst. Der Kontoinhaber legt Zugriffe für Administratoren und Trainer je Funktion fest. Daten sind bei Übertragung und Speicherung verschlüsselt. Tägliche verschlüsselte Sicherungen liegen extern. Supportzugriffe werden protokolliert. Der Vereinschat enthält Mitgliedermeldungen und ein eigenes Zugriffsprotokoll. Mitglieder können ihre Daten herunterladen und ihr Konto löschen. Der Kontoinhaber kann sämtliche Vereinsdaten exportieren.
Ein typischer Wechsel
Tag 1: Dateien senden
Senden Sie die bisher genutzten Excel- oder Google-Sheets-Dateien per E-Mail.
Tag 2-3: Wir importieren
Wir ordnen Mitgliederliste und Bootspark in Row HQ zu und melden, was nicht zugeordnet werden konnte.
Tag 4: Sie prüfen
Sie prüfen die übernommenen Daten. Wir schulen das Verwaltungsteam in einem Gespräch.
Tag 5: Mitglieder einladen
Einladungen oder ein Beitrittscode werden verteilt. Der Verein beginnt mit der Nutzung.
Hier finden Sie weitere Informationen
Row HQ ist Vereinssoftware für Rudervereine. Die Funktionsseiten erklären Bootsbuchung, Trainingseinheiten und Mitgliederportal im Detail. Die Fallstudie zum britischen Oundle Town RC enthält dessen eigenen Wechselbericht. Die Sicherheitsseite erklärt den Umgang mit Mitgliederdaten.
Die Preisseite zeigt die Kosten für Ihre Vereinsgröße. Die häufigen Fragen behandeln Themen, die bei einem Wechsel auftauchen.
Die ersten Fragen der Vereine
Diese Fragen stellen Vereine vor einem Wechsel. Jede Antwort fasst Angaben dieser Seite oder der Preisseite zusammen. Falls Ihre Frage fehlt, stellen Sie sie im Demogespräch. Wir sagen Ihnen auch, wenn eine Tabelle für Ihren Verein weiterhin die bessere Lösung ist.
Welche Software sollte ein Ruderverein statt einer Tabelle nutzen?
Vereinssoftware, die wöchentliche Aufgaben an einem Ort abdeckt: Trainingsanmeldung, Bootspark, Mitgliederdaten und Beiträge. Row HQ ist fürs Rudern entwickelt. Mannschaften, Boote und Erfahrungsniveaus sind deshalb Bestandteil der Datensätze und keine nachträglich angefügten Spalten in einer allgemeinen Tabelle.
Kann eine gemeinsame Google-Tabelle einen Ruderverein organisieren?
Für einen kleinen Verein ja. Eine gemeinsame Tabelle bietet allen denselben aktuellen Stand mit Rechten zum Bearbeiten, Kommentieren und Lesen. Schwierigkeiten entstehen, wenn zwei Trainer eine Mannschaft ändern, ein Mitglied nur seine eigene Zeile sehen sollte oder die Datei übergeben werden muss.
Wie lange dauert die Übernahme aus einer Tabelle?
Nach Erhalt der Dateien dauert die Datenübernahme ein bis zwei Tage. Row HQ importiert Mitgliederliste und Bootspark per CSV. Der britische Oundle Town Rowing Club führte 2025 innerhalb einer Woche erste Einheiten durch. Innerhalb von zwei Wochen waren alle umgestiegen.
Was passiert mit den Daten, wenn ein Verein Row HQ nicht mehr nutzt?
Die Unterlagen gehören dem Verein. Administratoren können Mitglieder, Zahlungen, Trainingsanwesenheit und Veranstaltungszusagen als CSV exportieren. Der Kontoinhaber kann sämtliche Vereinsdaten als JSON exportieren. Nach Kontoschließung bleiben die Daten 30 Tage zur Reaktivierung oder zum Export erhalten. Danach werden sie gemäß den Bedingungen gelöscht.
Importiert Row HQ frühere Anwesenheitsdaten?
Nein. Übernommen werden ausschließlich die Mitgliederliste und der Bootspark. Frühere Anwesenheitsdaten bleiben in der alten Tabelle, die viele Vereine als Archiv aufbewahren. Die Anwesenheitserfassung in Row HQ beginnt mit der ersten Einheit, die der Verein dort durchführt.
Vergleichen Sie uns mit Ihrer Tabelle
Eine Demo ist ein Videogespräch. Bringen Sie die Tabelle mit, die Ihr Verein bisher nutzt. Wir gehen die Aufgaben dieser Seite einzeln durch. Falls eine gemeinsame Tabelle weiterhin die passende Lösung für Ihren Verein ist, sagen wir Ihnen das.