Gérez le club sans courir après les tableurs
Réunissez les adhérents, cotisations, droits d’accès, réparations et rapports dans un espace commun au comité. Remplacez les tableurs transmis entre responsables par des dossiers qui restent au club.
Voir le tutoriel de 90 secondes
À quoi sert le tableau de bord administrateur Row HQ ?
Le tableau de bord administrateur Row HQ réunit la gestion des rameurs, groupes, paiements, renouvellements, droits d’accès, exports et passations. Le responsable des adhésions distingue les membres à jour de ceux qui doivent payer. Le trésorier consulte les sommes dues et le président délègue les accès sans partager son compte propriétaire. Chaque action reste rattachée au dossier du club.
Tous les outils d’administration sont inclus dans chaque abonnement. Consultez les tranches tarifaires du logiciel de gestion de club d’aviron.
Les tâches principales du comité en 90 secondes
Ce tutoriel suit une administratrice dans quatre tâches du comité. Elle filtre les adhérents par étiquette et ouvre une fiche, retrouve un paiement et envoie la facture par e-mail, relance les membres dont la cotisation reste impayée, puis télécharge les fichiers CSV et la copie complète des données réservée au propriétaire.
L’espace de travail de votre comité
Parcourez quatre vues consacrées aux tâches du comité, du changement de rôle d’un adhérent à la préparation des documents de l’assemblée générale.
Adhérents
Gardez un registre du club exploitable
Recherchez les adhérents par rôle, activité, étiquette ou niveau de pratique. Ouvrez une fiche pour modifier les accès, suspendre un compte, envoyer un lien de réinitialisation du mot de passe ou retirer une personne partie du club.
Les rôles, étiquettes personnalisées et niveaux de pratique restent visibles sur la fiche de l’adhérent.
Paiements
Sachez précisément qui doit quoi
Le registre des sommes dues indique chaque frais, payeur, échéance et statut. Encaissez par carte sur le compte Stripe du club ou enregistrez un virement bancaire. Vous pouvez ensuite annuler une écriture si une correction s’impose.
Téléchargez les factures en PDF ou envoyez-les par e-mail depuis le même dossier de paiement.
Adhésions
Une liste de renouvellements à jour pour le secrétariat
Les adhésions payées et impayées apparaissent ensemble. Une action de relance figure auprès des personnes encore redevables. Les renouvellements automatiques exécutent les tâches prévues et vous permettent d’en consulter le résultat.
Un clic suffit pour relancer les adhérents qui doivent encore renouveler leur adhésion.
Exports
Préparez des fichiers clairs pour l’assemblée générale
Téléchargez les fichiers CSV des adhérents, paiements, présences et réponses aux invitations lorsque le comité en a besoin. Le trésorier dispose de fichiers pour Xero et QuickBooks. Le propriétaire peut demander l’export JSON complet du club.
La page distingue les rapports courants, les fichiers comptables et la copie des données du propriétaire.
Que change un outil partagé par le comité ?
Le premier gain est la continuité. Les dossiers ne disparaissent plus au départ d’un responsable.
Les habitudes d’avant
- Le trésorier reconstitue les totaux de paiement à partir de plusieurs tableurs.
- Le responsable des adhésions relance les cotisations par SMS et e-mail personnel.
- Les dossiers essentiels partent avec le responsable qui détenait la seule copie à jour.
Avec Row HQ
- Un registre actualisé affiche les sommes dues, paiements, annulations d’écritures et soldes.
- Les boutons de relance et les renouvellements automatiques prennent en charge le suivi.
- L’historique complet reste disponible après la passation au nouveau comité.
Des outils d’administration pour tout le comité
Les outils présentés dans l’étude de cas Oundle Town RC, au Royaume-Uni, organisés selon le travail de chaque responsable.
Gestion des adhérents
Gérez les rôles, suspensions, réinitialisations, étiquettes et niveaux de pratique. Les adhérents actualisent leurs coordonnées depuis le portail adhérents.
Paiements et relances
Suivez les paiements Stripe par carte, virements, factures et cotisations impayées. La gestion des adhésions rapproche les renouvellements des sommes dues.
Des droits que vous pouvez déléguer
Donnez aux responsables uniquement les onglets nécessaires. Les clés réservées au propriétaire restent protégées. Les entraîneurs disposent de leurs propres outils. L’accès aux dossiers sensibles est journalisé.
Comités et fonctions des responsables
Enregistrez les comités, les fonctions et leurs titulaires. La responsabilité des événements du club reste claire lors des changements de poste.
Exports et fichiers comptables
Exportez les adhérents, paiements et activités des séances d’entraînement ou des réservations de bateaux. Les fichiers Xero, QuickBooks et JSON du propriétaire sont inclus.
Aide à la configuration et assistance
Commencez avec un assistant de configuration et une liste de vérification. Contactez Row HQ par ticket, puis ajoutez l’identité visuelle du club. Découvrez comment vos données sont protégées.
Répondez aux questions même loin du bureau
Le travail du comité n’attend pas toujours votre retour devant un ordinateur. Ouvrez le tableau de bord sur mobile quand un adhérent demande un accès, qu’un paiement arrive ou que le secrétariat a besoin d’une réponse au hangar à bateaux.
- Consultez l’espace d’administration et les chiffres du club depuis votre téléphone.
- Vérifiez les frais et le statut d’un paiement pendant votre échange avec un adhérent.
- Retrouvez les mêmes droits par rôle que dans le tableau de bord du navigateur.
Reliez les autres activités du club
Portail adhérents
Laissez les adhérents actualiser eux-mêmes leur profil et leur dossier d’adhésion.
Séances d’entraînement
Transformez les inscriptions et présences aux séances en données utiles au comité.
Marque blanche
Appliquez l’écusson, les couleurs et l’identité du club à tout l’espace adhérents.
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Questions sur le tableau de bord administrateur
Cinq réponses pratiques pour les responsables qui passent à Row HQ.
Le propriétaire du compte club choisit les responsables ayant un accès administrateur. Les droits sont répartis par domaine : paiements pour le trésorier, dossiers et renouvellements pour le responsable des adhésions, outils dédiés pour les entraîneurs. Les clés du propriétaire restent privées. Les accès peuvent changer après l’assemblée générale, selon les nouvelles fonctions.
Le club peut accepter les cartes via son compte Stripe connecté ou proposer le virement bancaire. Le registre indique les frais, le payeur, l’échéance et le statut. Les administrateurs enregistrent ou annulent des écritures, puis téléchargent une facture PDF ou l’envoient par e-mail depuis le dossier. Les relances aident le trésorier à suivre les impayés.
Oui. La vue d’administration distingue les adhérents à jour des impayés, permet les relances en un clic et affiche le résultat des renouvellements automatiques. Rôles, étiquettes, niveaux de pratique et statut du compte sont réunis au même endroit. Le secrétariat n’a donc pas besoin de recouper un autre tableur avant de contacter un adhérent.
Les administrateurs peuvent télécharger les adhérents, paiements, présences et réponses aux événements en CSV. La rubrique comptabilité fournit des fichiers d’import pour Xero et QuickBooks. Le propriétaire peut aussi demander une copie JSON complète des données du club. Ces exports servent à la comptabilité, aux documents du comité et à la passation entre responsables.
Les nouveaux clubs disposent d’un assistant guidé et d’une liste des principaux réglages à effectuer. En cas de difficulté, un responsable peut ouvrir un ticket auprès de Row HQ depuis l’administration. Les droits du comité peuvent être attribués progressivement. Le propriétaire termine ainsi les réglages essentiels avant de donner à chacun son accès.
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