Den Verein führen, ohne Tabellen hinterherzulaufen
Geben Sie der Vereinsleitung einen gemeinsamen Ort für Mitglieder, Beiträge, Berechtigungen, Reparaturen und Berichte. Ersetzen Sie die zwischen Funktionsträgern weitergereichten Tabellen durch Unterlagen, die dauerhaft beim Verein bleiben.
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Was bietet die Verwaltungsübersicht von Row HQ?
Die Verwaltungsübersicht von Row HQ bündelt Ruderer, Trainingsgruppen, Zahlungen, Verlängerungen, Berechtigungen, Exporte und Amtsübergaben. Die Mitgliederverwaltung sieht bezahlte und offene Beiträge, der Kassenwart arbeitet mit einer aktuellen Forderungsliste. Der Vorstand vergibt Zugriffsrechte, ohne den Zugang des Kontoinhabers zu teilen. Jeder Vorgang bleibt in den Vereinsunterlagen erhalten.
Alle Verwaltungswerkzeuge sind in jedem Tarif enthalten. Hier finden Sie die Preisstaffeln der Rudervereinssoftware.
Die wichtigsten Verwaltungsaufgaben in 90 Sekunden
Diese Videoanleitung zeigt eine Vereinsadministratorin bei vier Aufgaben. Sie filtert die Mitgliederliste nach Kennzeichnung und öffnet einen Mitgliedsdatensatz. Sie findet eine Zahlung und versendet die Rechnung per E-Mail. Anschließend erinnert sie Mitglieder an offene Beiträge und lädt CSV-Dateien sowie die vollständige Datenkopie des Kontoinhabers herunter.
Ihre Zentrale für die Vereinsleitung
Vier Ansichten für konkrete Verwaltungsaufgaben: von der Änderung einer Mitgliederrolle bis zu den Unterlagen für die Mitgliederversammlung.
Mitglieder
Ein brauchbares Mitgliederverzeichnis führen
Durchsuchen Sie die Mitgliederliste nach Rolle, Aktivität, Kennzeichnung oder Erfahrungsniveau. Öffnen Sie einen Datensatz, um Zugriffsrechte zu ändern, ein Konto zu sperren, das Zurücksetzen des Passworts anzustoßen oder ein ausgetretenes Mitglied zu entfernen.
Rollen, eigene Kennzeichnungen und das Erfahrungsniveau im Rudern bleiben am Mitgliedsdatensatz sichtbar.
Zahlungen
Genau sehen, wer was schuldet
Die Forderungsliste zeigt jede Gebühr mit zahlender Person, Fälligkeit und Status. Nehmen Sie Kartenzahlungen über das eigene Stripe-Konto Ihres Vereins an oder erfassen Sie eine Überweisung. Bei Korrekturen können Sie eine Buchung stornieren.
Rechnungen lassen sich direkt im Zahlungsdatensatz als PDF herunterladen oder per E-Mail versenden.
Mitgliedschaften
Eine aktuelle Liste der Verlängerungen
Bezahlte und offene Mitgliedschaften stehen nebeneinander. Bei ausstehenden Zahlungen lässt sich direkt eine Erinnerung senden. Automatische Verlängerungsläufe erledigen die geplanten Schritte und zeigen das Ergebnis.
Mit einem Klick erinnern Sie die Mitglieder, deren Verlängerung noch offen ist.
Exporte
Geordnete Unterlagen für die Mitgliederversammlung
Laden Sie bei Bedarf CSV-Dateien zu Mitgliedern, Zahlungen, Anwesenheit und Zusagen für die Vereinsleitung herunter. Für den Kassenwart stehen Importdateien für Xero und QuickBooks bereit. Der Kontoinhaber kann einen vollständigen JSON-Export der Vereinsdaten anfordern.
Die Exportseite trennt laufende Berichte, Buchhaltungsdateien und die Datenkopie des Kontoinhabers.
Was ändert ein gemeinsames System für die Vereinsleitung?
Der größte Vorteil ist die Kontinuität. Unterlagen verschwinden nicht mehr, wenn jemand sein Amt abgibt.
Der bisherige Verwaltungsalltag
- Der Kassenwart errechnet Zahlungssummen aus mehreren Tabellen.
- Die Mitgliederverwaltung fragt per Nachricht und privater E-Mail nach offenen Beiträgen.
- Wichtige Unterlagen verschwinden mit der Person, die die Hauptdatei geführt hat.
Der Alltag mit Row HQ
- Eine aktuelle Übersicht zeigt Forderungen, Zahlungen, Stornierungen und Salden.
- Erinnerungen und Verlängerungsläufe übernehmen die Nachverfolgung.
- Die vollständigen Unterlagen bleiben bei der Amtsübergabe an die nächste Vereinsleitung erhalten.
Verwaltungswerkzeuge für die gesamte Vereinsleitung
Die gleichen Grundfunktionen wie in der Fallstudie zum britischen Oundle Town RC, geordnet nach den Aufgaben der zuständigen Funktionsträger.
Mitgliederverwaltung
Verwalten Sie Rollen, Sperren, Passwortzurücksetzungen, Kennzeichnungen und Erfahrungsniveaus. Mitglieder aktualisieren ihre eigenen Angaben im Mitgliederportal.
Zahlungen und Erinnerungen
Behalten Sie Stripe-Kartenzahlungen, Überweisungen, Rechnungen und offene Beiträge im Blick. Die Mitgliedschaftsverwaltung zeigt Verlängerungen zusammen mit den fälligen Beträgen.
Berechtigungen gezielt vergeben
Geben Sie Funktionsträgern nur die benötigten Bereiche frei. Schlüssel des Kontoinhabers bleiben geschützt, während Trainer innerhalb ihrer Zuständigkeit arbeiten. Zugriffe auf sensible Datensätze werden protokolliert.
Ausschüsse und Funktionsträger
Erfassen Sie Ausschüsse, Ämter und aktuelle Funktionsträger. So bleibt die Verantwortung für Vereinsveranstaltungen auch bei einem Amtswechsel klar.
Exporte und Buchhaltungsdateien
Exportieren Sie Mitglieder, Zahlungen und Aktivitäten aus Trainingseinheiten oder Bootsbuchungen. Dateien für Xero und QuickBooks sowie JSON-Exporte für Kontoinhaber sind enthalten.
Hilfe bei Einrichtung und Nutzung
Beginnen Sie mit dem Einrichtungsassistenten und der Checkliste. Stellen Sie Supportanfragen direkt an Row HQ. Ergänzen Sie dann das Vereinsdesign, sobald die Grundlagen stehen. Lesen Sie, wie Ihre Daten geschützt werden.
Verwaltungsfragen auch unterwegs beantworten
Vereinsarbeit wartet selten, bis ein Laptop bereitsteht. Öffnen Sie die Vereinsübersicht auf dem Handy, wenn ein Mitglied nach seinem Zugang fragt, eine Zahlung eingeht oder am Bootshaus eine aktuelle Auskunft gebraucht wird.
- Prüfen Sie Verwaltungsbereiche und aktuelle Vereinszahlen auf dem Handy.
- Sehen Sie Forderungen und Zahlungsstatus direkt im Gespräch mit einem Mitglied.
- Nutzen Sie dieselben rollenbasierten Zugriffsrechte wie im Browser.
Den ganzen Verein verbinden
Mitgliederportal
Lassen Sie Mitglieder ihr Profil und ihre Mitgliedschaftsdaten selbst aktualisieren.
Trainingseinheiten
Machen Sie Anmeldungen und Anwesenheit zu nutzbaren Unterlagen für die Vereinsleitung.
Eigenes Vereinsdesign
Zeigen Sie Vereinswappen, Farben und Vereinsidentität überall im Mitgliederbereich.
Weiterlesen
Ihren Bootspark in gutem Zustand halten Trainingseinheiten verlässlich organisieren Warum jeder Ruderverein ein Mitgliederportal braucht Software zur Mitgliederverwaltung für RudervereineLesen Sie die allgemeinen Fragen und Antworten und die Erfahrungen der Vereine oder vergleichen Sie die Preisstaffeln.
Häufige Fragen zur Verwaltungsübersicht
Fünf praktische Antworten für Funktionsträger, die ihre Vereinsverwaltung in Row HQ organisieren.
Der Kontoinhaber entscheidet, welche Funktionsträger Verwaltungszugriff erhalten. Berechtigungen sind nach Bereichen aufgeteilt: Der Kassenwart verwaltet Zahlungen, die Mitgliederverwaltung betreut Datensätze und Verlängerungen. Trainer nutzen ihre Werkzeuge, ohne geschützte Schlüssel des Kontoinhabers zu sehen. Nach einem Amtswechsel lassen sich die Zugriffsrechte entsprechend anpassen.
Der Verein kann Kartenzahlungen über sein eigenes verbundenes Stripe-Konto annehmen oder Überweisung anbieten. Die Forderungsliste zeigt Gebühr, zahlende Person, Fälligkeit und Status. Administratoren können Zahlungen erfassen oder stornieren und die Rechnung als PDF herunterladen oder direkt per E-Mail versenden. Erinnerungen helfen dem Kassenwart bei offenen Beiträgen.
Ja. Die Mitgliedschaftsübersicht trennt bezahlte und offene Beiträge, ermöglicht Erinnerungen mit einem Klick und zeigt die Ergebnisse automatischer Verlängerungsläufe. Rollen, Kennzeichnungen, Erfahrungsniveaus und Kontostatus stehen im selben Verwaltungsbereich. Vor einer Kontaktaufnahme muss die Mitgliederverwaltung daher keine zweite Tabelle abgleichen.
Administratoren können CSV-Dateien zu Mitgliedern, Zahlungen, Anwesenheit und Veranstaltungszusagen herunterladen. Der Buchhaltungsbereich liefert Importdateien für Xero und QuickBooks. Der Kontoinhaber kann außerdem eine vollständige JSON-Kopie der Vereinsdaten anfordern. Diese Exporte helfen bei der Finanzarbeit, bei Sitzungsunterlagen und bei der geordneten Übergabe an neue Funktionsträger.
Neue Vereine erhalten einen Einrichtungsassistenten und eine Checkliste für die wichtigsten Einstellungen. Bei Fragen können Funktionsträger direkt aus der Verwaltung eine Supportanfrage an Row HQ stellen. Berechtigungen lassen sich schrittweise vergeben. So kann der Kontoinhaber die Grundeinrichtung abschließen, bevor die einzelnen Funktionsträger ihren eigenen Zugriff erhalten.
Der nächsten Vereinsleitung geordnete Unterlagen übergeben
Sehen Sie, wie Mitglieder, Zahlungen und Verlängerungen in Ihrer Vereinsstruktur verwaltet werden.
Dauerhaft kostenlos bis 20 aktive Mitglieder. Danach zahlen Vereine mit 21 bis 30 Mitgliedern 18 € im Monat. Alle Funktionen sind in jedem Tarif enthalten. Row HQ erhebt keine Transaktionsgebühren. Die Preise verstehen sich ohne MwSt.. Alle Preise ansehen